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行政执法公示事后内容

发布时间:2017年08月03日
 

 

事后公开
    (一)行政处罚决定
 
    (二)行政检查结果
石家庄市司法局
关于全市公证质量检查情况的通报
 
为进一步落实司法部和省委、省政府近期对公证工作提出的新要求,切实加强房产类公证和赋予强制执行效力债权文书公证质量监管,维护社会公共利益和公证公信力,根据省厅《关于开展全省房产类公证和赋予强制执行效力债权文书公证质量评查工作的通知》要求,我局印发了《关于开展全市公证质量检查的通知》[石司电〔2017〕19号],对此次质量检查的范围、检查标准和方法、检查报告的书写进行了具体、明确的要求。并从各公证处抽调业务骨干组成六个检查组,于今年5月22日至6月16日,对全市21个公证处2016年9月至2017年5月20日的公证卷宗质量、制度建设及档案信息化情况进行了抽查和检查。为了市直四处的互相监督、共同提高,同时组织进行了市直公证处的联查,在检查每个市直处的同时,其他三个处每处安排一名质检人员参加检查。检查工作结束后,各检查组已对每个公证处分别写出了质量检查报告和整改通知书。现将有关情况通报如下:
一、公证卷宗检查范围和检查方法
本次公证卷宗检查范围为2016年9月1日至2017年5月20日办结的公证卷宗。常规卷宗,每个公证员至少抽查8本,每个公证处抽查不少于40本;房产类公证和赋予债权文书强制执行效力公证、执行证书各抽查20本。本次检查共检查卷宗1528本,其中房产类公证623本、赋予债权文书强制执行效力公证及执行证书431本,常规公证卷宗474本。本次质检工作严格落实抽查制,坚决杜绝往年质量检查工作中曾经出现的只检查被检查处提交的卷宗的情况。市司法局主管局领导齐聚合同志亲自带队督导检查工作。检查组严格按照标准,认真阅卷,严格检查,并与各公证处主任及公证员进行交流,提出了评查意见和改进要求,可以补充更正的问题,大部分已当场进行了更正。
二、公证卷宗检查情况
(一)对公证处自查情况的检查
各公证处均按时上交了自查情况报告,从自查报告的内容看,各处均按省厅和市局的要求对卷宗进行了认真的自查,有的公证处因工作时间忙于受理公证业务,要求公证员利用下班和周六、日的时间进行卷宗自查、互查和本处质检部门抽查工作,各处对自查过程中查出的问题已经及时进行了整改。
(二)针对房产类公证的专项检查情况
1、未发现有公证机构存在为房地产中介机构和从业人员违法房屋销售、交易进行公证的行为;
2、未发现办理以收取定金、意向金等变相销售“五证”不全商品房、违规交易以及涉及处理违规“小产权房”公证的情形;
3、未发现办理的房屋买卖合同公证存在当事人双方相互串通规避当地房产管控和限购政策的情况,买受人均不属被限购人员;
4、未发现办理的涉及房屋买卖的委托类公证未按规定对委托人的身份、委托书的内容、委托人的签名、印鉴(指印)、日期等事项进行审查核实的情况;
5、自省厅相关通知要求下发后,出售石家庄房产的委托书中均已列明买受人姓名、身份证号、户籍地等信息、不存在买受人属被限购人员的情况。
6、未发现委托书中存在违反法律规定或明显虚假内容;未发现委托卖房公证,委托人提交的房屋权属证书虚假的情况;
7房产类公证卷宗存在的问题
(1)个别未取得物权登记的房产买卖,公证事项列为房屋买卖合同,有违物权法的相关规定,容易产生纠纷;
(2)个别办理宅基地上房屋赠与公证时,未征询可能的共有人意见的(农村宅基地为按户划分,宅基地上房屋很可能属于家庭共有财产);
(3)个别房屋买卖合同谈话笔录过于简单,不能体现充分的告知义务;
(4)个别商品房买卖合同公证,个别卷宗未提供房屋权利人的身份证明、户口本和结婚证;
(5)个别赠与合同、房产买卖合同对出售方是否原配夫妻或单身情况审查不严格
(6)个别放弃继承权声明书未说明声明人与被继承人关系;
(7)个别继承公证中公证词对夫妻双方是否原配未提及,证明信内容不全面
(8)个别公证处继承类公证卷宗中无登录遗嘱平台查询被继承人有无公证遗嘱的核实记录;
(9)个别公证处继承公证对证明材料的核实无核实工作记录;
(10)委托购买外地房产的委托书公证,各公证机均表述已经查询了购房当地有无限购政策,有的公证处在询问笔录记载了对委托人是否具有购房资格的询问,有的公证处对询问内容没有记载,所有卷宗中均没有查询限购政策的工作记录。
(三)针对赋予强制执行效力债权文书公证的专项检查情况。
县域公证处办理此类公证业务量较小,一部分公证处未办理过此类业务。办理此类业务较多的为市直四个公证处。
1、强制执行类公证存在的问题:
(1)个别合同中借款期限约定不明确;
(2)个别公司担保无股东会决议或决议中无自愿接受强制执行的内容;
(4)个别合同中借款抵押存在抵押物流质条款;
(5)个别合同存在债务履行核实约定不明确的情况
(6)个别提前收回贷款的情况,债权人未宣告债务提前到期,公证处就直接出具执行证书;
(7)个别卷宗自愿接受强制执行表述不准确;
(8)有的公证处协议中将出具执行证书前核实债务履行情况的核实方式约定为债权人向债务人发送催收通知,这样无法体现公证员的核实工作。
2、涉及投诉案件处理情况
此类公证有两例涉及信访投诉的案件。
一个是国信公证处公证的还款协议、执行证书被投诉案件。该处目前已撤销了执行证书,因债权人涉及非法集资,此案件正在法院审理过程中。国信公证处已对债权人、债务人做好了解释工作,双方暂时处于稳定状态。国信公证处决定等待法院判决出具后,根据判决结果确定还款协议公证如何处理。
另一个是燕赵公证处公证的还款协议被投诉案件。复查申请人称其公章被人盗用而办理了公证手续,但目前没有证据证明存在公章被盗用的情况。现债权人与债务人已在法院执行局的主持下达成和解协议,复查申请人被法院查封的账户已经解封,曲寨集团同意用房产抵偿债权。
(四)针对常规卷宗的检查情况总体情况
常规公证卷宗内容包括遗嘱、继承、赠与、委托、声明、强制执行类、证据保全、现场监督、涉外等公证事项。从检查总体来看,所抽查的公证卷宗办证程序符合规定,适用法律准确、证据材料较完备,卷面整洁,立卷归档符合标准,卷宗质量良好,未发现错、假证和违反公证程序等现象纵观近几年质量检查情况,可以看到我市公证工作水平逐步提升,办证程序日趋规范,文书质量普遍提高,但是仍然有一些质量瑕疵。
(五)检查中发现的质量瑕疵
个别卷宗中表现出来的程序不规范、用词不准确等瑕疵、疏漏问题依然存在,主要表现在以下几方面:
A、申请与受理环节
1、几乎所有公证处的自查报告、各质量检查组的检查报告中都提到了公证申请表填写不完整的问题,有的公证卷宗甚至承办公证员未签署受理意见,这是每年质量检查通报中都提到老生常谈的问题,但是此问题从来没有得到有效的解决;
2、个别卷宗资助出国留学协议公证未打印国家留学基金委的申请表;
3、个别公证处卷宗中无受理通知书回执,有的公证处没有向当事人发放受理通知单;
4、有的公证处告知程序欠规范:有的卷宗只是进行了笼统告知,告知内容不全面、不具体或者缺乏针对性,不够详尽,未对与公证事项相关的特定内容进行告知
5、个别代当事人起草的被证明文件中第一、三人称混用,法律术语使用不准确;
B、审查与核实环节
1、证据材料的收集和审查方面,存在着个别证明材料不全、不准确等问题。如证明材料可信度不高缺乏必要的旁证,应调查的却没有调查,一些小单位或村委会开的证明信,缺少一些必要证明,以致缺乏足够的证明力;
2、个别公证处仍存在夫妻二人立共同遗嘱的情况;
3、个别公证员涉及小额存款公证的不出继承公证书而是出具承诺书。
4、个别卷宗保全证据中对拍摄者的身份没有在现场记录中注明
5、个别卷宗委托人称婚前财产,配偶声明是共同财产,同意出售,相互矛盾;
6、个别卷宗买房在前,结婚证在后,公证书认定是夫妻共同财产,但未审查买房时当事人婚姻状况的材料;
7、个别卷宗中合同公证中《循环额度借款合同》借款期限修改处未经合同双方加公章、签字确认;
8、个别卷宗中房产买卖合同中表述房款付款后房产所有权归乙方所有不合适应,应表述为办理过户登记后归乙方;
9、个别卷宗中信用联社分中心负责人签订合同卷宗中无该负责人是否经联社授权的材料、无董事会决议、股东会决议和授权委托书;
10、个别卷宗中离婚后一方卖房,没有提供离婚证;
11、个别卷宗中遗赠抚养协议卷宗中无抚养人抚养能力的收入证明等材料;
12、个别卷宗中男女双方离婚后办理财产分割手续所签订的协议仍表述为《离婚协议》;
13、个别卷宗中遗嘱公证中有对“土地”的安排;
14、个别卷宗中法定代理人代为放弃继承不合法;
15、个别卷宗中《抵押合同》中表述抵押物见抵押物清单,但合同后未附抵押物清单。
C、审批、出证与送达环节
1有的“委托”公证事项仍然使用“委托书”;
2个别卷宗中被证明文件为格式合同的,有空白处未注明空白或划掉;
3、个别卷宗中公证证词的表述不严谨,不规范,如被继承人“死亡”表述为“去世”,某公司的“委托代理人”表述为“某公司法定代表人的委托代理人”;
4个别卷宗中“询问笔录”仍表述为“谈话笔录”;
5、个别卷宗询问笔录过于简单,应问的问题未问及,笔录中询问人、记录人均为打印,无公证员亲笔签名,公证报批表中无公证员报批意见及签名,不能体现公证员亲自办证;
6、公证文书制作方面。有个别卷宗字体不符合规定、公证书字体不规范,正文有的使用仿宋,有的使用宋体有个别卷宗存在多字、打字错误现象;
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个别卷宗中公证书多项同批的未写清报批及审批件数;
8个别卷宗中公证书报批表上打印编号,有先出证后审批的嫌疑;
9、有的公证处公证审批表上没有公证员和审批人亲笔签名并手写意见;
10、个别卷宗中涉及代为领取公证书的,未提交申请人的委托书,笔录中亦无委托领取公证书的意思表示;
11、有的公证处卷宗未粘贴收费票据或粘贴非正式票据。
D、公证书卷宗归档环节
1、个别卷皮填写的公证事项与实际公证事项不一致;
2、个别卷宗中用铅笔字标注提示的在归档时未擦去;
3、个别卷宗装订顺序有误;
4、个别卷宗中公证书中无加盖公证员签名章或公章,公证事项报批表无公证书编号或填写不全;
(六)检查中发现的好做法
1、股东会决议都在由股东在公证人员面前签署。
2、自查整改过程中有的公证处对于办证出现复查、投诉较多的公证员,根据具体情况,暂停其受理业务。
三、制度建设情况
各个公证处均正在逐步完善各项内部管理制度。市直四个处各项管理制度相对县域处较全面、细化。但各处均存在公证制度执行落实不完全到位的情况,制度流于形式。
四、档案信息化建设情况
根据省厅部署,我市在档案信息工作安排之初就对各公证处提出了硬性工作要求,要求各处制定详细的任务倒排计划,在人员配备、设备配置方面加大投入,保证在今年底完成卷宗扫描、录入工作,并多次召开调度会督促安排工作。现一部分县域处已经完成了卷宗扫描、录入工作,一部分处卷宗扫描、录入工作已接近尾声,预计七八月份可完成此项工作。我市现正在督促未完成此项工作的处加大人、财、物力的投入,以提高工作效率确保在年底完成该项工作。
五、下一步工作要求
公证的质量和信誉是关系公证存亡的大事。多年来,我市始终把公证质量问题牢牢抓在手上,每年开展至少一次公证质量大检查,及时发现并纠正了一些的问题和不足。我们要进一步增强责任感和紧迫感,切实紧绷公证质量就是生命线这根弦,扎扎实实履职尽责,严格把好公证质量关,推动公证事业持续健康发展。
(一)提高认识,长效整改。
1、公证队伍的思想水平和业务素质决定公证工作的质量和信誉,也决定了公证的服务能力和水平。纵观本次质量检查所发现的问题很多都是老生常谈的问题。究其原因,一部分是由于长期工作习惯所致,另一部分则是忽视了文字的重要性,工作做到了,档案卷宗却体现不出来,所以要长期加强对全市公证人员的思想政治教育、职业道德和执业纪律教育,引导公证人员切实树立起恪守诚信、维护公正的职业理念和执业精神。
2、各处要针对检查发现和通报中指出的问题深入剖析,认真分析造成的原因,制订有针对性、操作性强的长效整改措施,有效防止错证、假证和瑕疵证的发生,严防那些反复出现的问题再次成为公证质量的羁绊和公证投诉案件的隐患。
(二)狠抓业务交流和专项培训。
1、力求改进业务培训的方式方法。如开展针对多种业务水平层级、不同服务对象的多种形式的业务交流,提升全市公证人员的整体业务水平。
2针对公证员业务繁忙、不易集中的特点,尝试采用互联网+公证的方式,建立全市的网上交流学习平台,不仅可以起到预警提示的功效,还可以增强学习的针对性、主动性和实效性,既可以给优秀公证员一个展示自我的平台,也可以给渴望学习的公证员提供一个渠道。
3、定期或不定期召开针对疑难业务的专题研讨会,各处把握不准有待探讨的公证事项提交研讨会讨论,集思广益共同提高办证水平。
 
                           2017年7月18
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