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石家庄市司法局 关于全市公证质量检查情况的通报

发布时间:2017年04月19日
 

 

根据《石家庄市司法局关于开展2016年全市公证质量检查的通知》要求及《石家庄公证协会2016年度公证质量检查具体安排》,为了进一步规范全市公证质量,石家庄市司法局从各公证处抽调的六个检查组成员,于今年9月依次对市局直属四个公证处及各县域公证处的2015年9月至2016年8月的公证卷宗质量、制度建设及档案信息化情况进行了抽查和检查。现将有关情况通报如下
一、基本情况及总体特点
此次公证质量检查采取各处自查与市局抽查相结合的方式进行,8月底以前为各公证处自查阶段,要求各公证处对本处2015年9月至2016年8月所办结的全部公证卷宗及信息化建设情况进行自查。9月份以后,由市局组织6个检查组对全市21个公证处的公证卷宗质量和信息化建设情况进行抽查。本次检查依据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》及相关法律法规的规定和省市信息化建设有关要求。对公证卷宗的检查:检查组以随机抽样的方式,内容包括遗嘱、继承、赠与、委托、声明、强制执行类、证据保全、现场监督、涉外等公证事项;每个公证员至少抽查8本各种类型的公证卷宗,每个公证处抽查不少于40本公证卷宗。检查组严格按照标准,认真阅卷,严格检查,并与各县市司法局主管领导和公证处主任及公证员进行交流,提出了评查意见和改进要求。通过本次检查,总的来说:公证质量普遍较好,公证事项符合《公证法》和《公证程序规则》的要求,每个具体公证事项均具有申请表,受理意见、告知书、询问笔录、公证事项报批表、公证书正本、送达回执及收费凭证,体现了具体公证事项完整的办证程序;证词书写比较规范;公证卷宗装订整齐清洁,基本符合《公证卷宗归档办法》的规定,归档及时;证明材料提供较充分。没有发现错、假证和违反公证程序等现象,各公证处原常见的申请表填写不全、缺少告知等不规范现象也有所改善,在各县、市司法局和公证处的不懈努力下,我市公证工作水平明显提升,办证程序日趋规范,文书质量普遍提高。
二、主要成绩
(一)各个公证处均有自己的质量管理及责任追究制度。公证质量普遍有所提高,质量较好的公证处是:平安公证处、燕赵公证处、晋州公证处、正定公证处、藁城公证处、元氏公证处。档案信息化也都按照自己的规划方案有条不紊的进行,配备的高扫仪、高拍仪等专门仪器均由专人(一般为2人)负责录入。
(二)部分县域公证处在核实上有创新,如晋州市公证处,在核实方式上创造性的与乡镇司法所合作,利用司法助理员熟悉民情的优势,核实申请人的家庭情况,既便捷又高效,值得推广。
(三)注重学习,不断拓宽业务领域,部分县域公证处在经济领域办理债权文书赋予强制执行效力公证的档案质量和办证数量上有显著提升,如平山县公证处、新乐公证处、鹿泉公证处。
三、存在的问题
通过检查发现,虽然绝大多数公证事项认定事实清楚、适用法律正确,且公证卷宗装订规范整洁,较去年有了较大的进步和改观。但是,个别卷宗中表现出来的程序不规范、用词不准确等细节上的小瑕疵、小疏漏问题依然存在,主要表现在以下几方面:
(一)申请与受理
1、个别申请表内容填写不完整。如,有的未填写公证书使用地、份数等内容;有的除了填写当事人基本信息外,其他一概不填;有的当事人基本信息和提供材料填写都不完整
2、个别公证卷宗中受理回执填写不完整。如,有的没有填写受理意见,有的没有公证员签名。
3、个别卷宗申请表中的申请时间、受理时间与谈话笔录时间均不一致,无法确定其中哪个是真正的受理时间。
4、极个别公证处受理了一起委托书有代理人代为办理的情况(后来办理委托公证的申请人又补办了手续)。
5、个别公证卷宗未粘贴收费票据。
(二)审查与核实
1、对被证明材料的审查不细。如,办理合同类公证事项,合同中一方当事人的信息填写不完整,留有空白;办理委托公证,委托书内容不完整;委托书中内容有修改,却盖的公证员的核对章,而公证书正文内容有修改,却没有加盖公证处校对章。当事人保证书,内有“……公证书作废”字样是错误的
2、由公证员代当事人起草的法律文书如合同、协议的名称不够准确、内容简单,寥寥数语,缺少应由的要素且表述不够准确。如:抚养权变更协议,不应直接表述有“男方不支付抚养费”的字句;
3、所办理公证事项缺少必要的证明材料。如:继承公证中继承人放弃继承权的,卷内没有放弃继承权声明;遗赠扶养协议公证卷内缺少扶养人配偶同意的证明;租赁合同公证中,缺少出租物的产权证明;转让房产的公证事项没有房产产权证明;赋予强制执行借款合同公证以夫妻财产抵押的没有提供夫妻关系证明.
4、对当事人所提供的证明材料审查不细,当事人所提供证明材料证明力有欠缺或证明材料内容不全面、不规范、不严谨。如:办理存款继承公证事项,只有银行卡复印件,无法显示银行卡与被继承人的关系,也没有卡内存款信息的相关证明材料;离婚协议变更协议书公证卷宗内没有原离婚协议;部分当事人提供的证明信无落款日期;办理强制执行公证时,法定代表人授权委托书中没有对“赋予强制执行效力”进行特别授权的内容;指纹提取表没有使用司法部下发的表格模板,表格中缺少被提取人的身份信息和提取地点。
5、询问笔录质量不高:一是笔录简单,缺乏针对性。有的处所作笔录虽然篇幅较大,但告知内容占整个笔录的三分之二,而必要的、实质性的问话内容却显不足;二是谈话笔录复制、粘贴迹象明显,某一类(如继承类)公证事项中,公证员对当事人的问话内容不分对象,不分男、女,公证员的问话内容格式化,千篇一律,当事人回答的内容完全雷同,而且对多人询问时,不知何人所答;
 6、告知程序欠规范:有的卷宗只是进行了笼统告知,告知内容不全面、不具体或者缺乏针对性,不够详尽,未对与公证事项相关的特定内容进行告知,告知程序仅仅流于形式没而有尽到真正意义上充分告知的义务。
(三)审批、出证与送达
1、审批工作欠规范:有的报批意见、审批意见以及日期均为直接打印,不是手签。
2、公证文书有瑕疵:如个别公证书正文中数字表述没有用汉字,而是使用阿拉伯数字。“去逝”在公证书中应表述为“死亡”;
3、个别公证书证词表述不准确,缺乏逻辑性,容易产生歧义。甚至公证书中表述的被证明文件与实际被证明文件的名称不一致。如,继承类公证词这样表述“一人继承并代表其他继承人保管,笔录却未查明其他继承人意愿;
4、遗嘱中夫妻二人仍有共同遗嘱。有违遗嘱的保密性,公证员应建议立遗嘱人分立遗嘱。如果立遗嘱人坚持立共同遗嘱,也应该告知利害关系,并记录在笔录中。还有的遗嘱卷宗未加盖密卷章。
5、定式公证书证词未严格遵照格式规定,随意增减文字,准确性欠佳。如无犯罪记录未注明截止日期。委托公证未使用定式公证词,而是使用合同类要素式证词格式;亲属关系公证词中加入了当事人是“精神病”的内容,且卷宗内没有相应的精神状况证明。
6、要素式公证书证词用语不规范、逻辑不严密,有的证词表述大量使用复杂长句产生歧义甚至影响了公证书的效力和使用。如,合同类公证事项中,公证书证词中所列申请人与合同中所列主体不一致;公证书证词中叙述合同签订地点为XX地方,但是合同中没有约定,询问笔录中也没有询问记载;被证明文件名称是“协议书”,而公证书中叙述为“夫妻财产协议书”;证据保全类公证事项的证词过于简化,对客观环境、保全过程缺乏详尽的描述;对于预售房屋买卖合同继承公证,将继承 “合同项下权利”写成继承房产。
7、送达回执上有的收件人没有签名或盖章;有的送达人没有签名或打印,有的没有填写送达日期;代领公证书没有委托书,亦未在笔录中注明如何领取。
 (四)公证书卷宗归档:
1、个别卷宗有的从公证书开始编号,有的从封面开始编号,不统一。
2、个别卷宗封面内容填写不全;保管年限填写有误;归档日期填写不准确。
3、有的卷内仍有用圆珠笔书写的证明材料直接入卷的现象。
4卷宗内当事人提供的证明材料复印件漏盖核对章。
5、身份证识别仪验证时间与核对章上核对时间不一致。
三、下一步工作要求
公证的质量和信誉是关系公证存亡的大事。多年来,我市始终把公证质量问题牢牢抓在手上,连续多年开展公证质量大检查,及时发现并纠正了一些的问题和不足,目前我市公证质量没有出现大的问题。但是,小问题、小疏漏还是普遍存在。现实中,有些被投诉的公证事项恰恰就是因为我们公证人员一个小小疏漏就损害了当事人的合法权益,造成不良后果,令公证公信力大打折扣,大大影响了我们公证行业的声誉。公证行业本应是公平公正的守卫者,预防矛盾的排头兵,却因为办证质量得不到保证沦为影响社会和谐的不稳定因素,不能不引起我们的深入思考。我们要进一步增强责任感和紧迫感,切实紧绷公证质量就是生命线这根弦,扎扎实实履职尽责,严格把好公证质量关,推动公证事业持续健康发展。
(一) 提高认识,长效整改
1、公证队伍的思想水平和业务素质决定公证工作的质量和信誉,也决定了公证的服务能力和水平。纵观本次质量检查所发现的问题很多都是老生常谈的问题。究其原因,一部分是由于长期工作习惯所致,光靠一次集中检查难以纠正,另一部分则是忽视了文字的重要性,工作做到了,档案卷宗却体现不出来,所以要长期加强对全市公证人员的思想政治教育、职业道德和执业纪律教育,引导公证人员切实树立起恪守诚信、维护公正的职业理念和执业精神。
2、各处要针对检查发现和通报中指出的问题深入剖析,认真分析造成的原因,制订有针对性、操作性强的长效整改措施,有效防止错证、假证和瑕疵证的发生,严防那些反复出现的问题再次成为公证质量的羁绊和公证投诉案件的隐患。
(二)狠抓业务交流和专项培训。
1、力求改进业务培训的方式方法。如,区分城区与县域、公证员与助理和其他辅助人员、老公证员与年轻公证员等不同区域、不同职责、不同层面公证人员的实际需求,开展多种形式的业务交流,提升全市公证人员的整体业务水平。
2、加强有针对性的短期专项培训,对一段时期内发生的热点问题、难点问题集中讨论,统一谋划,提升全市公证人员服务的深度和广度。
3针对公证员业务繁忙、不易集中的特点,可以采用互联网+公证的方式,建立全市的网上交流学习平台,不仅可以起到预警提示的功效,还可以增强学习的针对性、主动性和实效性,既可以给优秀公证员一个展示自我的平台,也可以给渴望学习的公证员提供一个渠道。
4各公证处还要支持、鼓励公证人员参加各种学历教育、司法考试和公证职称评定,逐步提高公证队伍整体素质。
 
                                二〇一六年十月十二日
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